在数字化浪潮的推动下，电子政务工程蓬勃发展，成为提升政府治理效能、优化公共服务的关键力量。而在这背后，电子政务工程建设项目档案管理至关重要，它犹如一座坚实的“数据根基”，支撑着电子政务的稳定运行与持续发展。国家档案局和国家发展和改革委员会联合印发的《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》，为电子政务工程档案管理提供了全方位的指导。今天，档研就带大家深入解读这份办法，了解其在实际工作中的应用。
总则：明晰管理框架与重要性
电子政务项目档案作为项目建设全过程的历史记录，是项目竣工验收、运维升级的重要依据。以2019年广东省启动的一项省级电子政务办公系统建设项目为例，该项目在建设过程中产生了大量的文件资料，从项目的立项审批文件，到设计开发过程中的需求分析报告、代码编写规范，再到项目实施阶段的测试报告、验收文件等，这些档案完整记录了项目的来龙去脉。项目建设单位深知档案的重要性，在档案行政管理部门的监督指导下，将档案工作纳入项目建设计划，明确各方职责，确保档案完整、准确、系统、有效，为项目后续的运行维护和升级改造提供了有力支持。
办法规定，项目建设单位要将档案工作纳入项目管理程序，实施机构需制定完善的管理制度，配备专业人员，保障档案管理所需的资源。这就好比搭建一座大厦，档案管理是大厦的根基建设规划，只有根基稳固，大厦才能屹立不倒。在实际工作中，项目建设单位需严格按照规定，将档案工作融入项目建设的每一个环节，从源头上确保档案的质量。
档案的收集与整理：全过程把控，确保档案质量
电子政务项目实施机构要依据项目特点制定归档范围和保管期限，做好文件收集工作。在2020年北京市的一个电子政务数据中心建设项目中，项目实施机构在项目启动初期，就结合项目审批内容和行业特点，制定了详细的归档范围，涵盖了从项目立项、设计、施工到验收的各个阶段产生的文件材料，并明确了每份文件的保管期限。
文件材料的收集、整理、归档要与项目建设同步进行。这就像一场接力赛，项目建设的每一个阶段都要及时将“接力棒”——文件材料传递到档案管理环节。该数据中心项目在建设过程中，实施机构通过制定归档制度、开展培训交底等方式，确保项目建设过程中产生的文件及时收集、整理和归档。在单项工程验收和合同验收时，同步进行档案验收，保证档案与项目建设的一致性。
同时，各方职责要明确，在合同中应设立专门条款对档案提交提出要求。在项目的设备采购合同中，明确规定供应商需提交设备的随机文件、检测报告等资料，并对提交的时间、介质和套数等作出详细要求，从制度上保障档案的完整性。
档案的移交与管理：有序交接，规范管理
各参建单位应按规定及时向项目实施机构移交档案，实施机构负责审查验收和汇总整理。在2018年江苏省的一个电子政务服务平台建设项目中，承建单位、监理单位等参建方在项目建设过程中，按照合同要求，定期向项目实施机构移交各自产生的档案。实施机构对接收的档案进行严格审查，确保档案的质量和完整性，然后进行汇总整理，为后续的档案移交和管理奠定基础。
项目实施机构应在竣工验收后3个月内，向建设单位或本机构的档案管理部门移交档案。对于中央和地方共建的项目，实行分级管理，各自负责归档保存。在实际操作中，如2021年的一项跨区域电子政务协同办公项目，中央和地方政务部门在项目建设过程中，分别做好各自产生档案的收集、整理和归档工作。项目竣工验收后，按照分级管理原则，及时将档案移交至相应的管理部门，确保档案管理的规范性和有序性。
档案的验收：严格把关，保障档案质量
电子政务项目档案验收分为初步验收和竣工验收两个阶段，初步验收由建设单位组织，竣工验收由项目审批部门组织的验收委员会下设的档案专家组负责。在2017年山东省的一个电子政务信息安全保障体系建设项目中，建设单位在项目完成后，首先组织内部人员对档案进行初步验收，检查档案的完整性、准确性和规范性。之后，项目审批部门组织档案专家组进行竣工验收，专家组通过听取汇报、现场查看、质询和抽查档案等方式，对档案进行全面审查。
档案竣工验收的主要内容包括档案管理体制、文件材料收集整理、档案质量和安全性等方面。只有档案验收合格，项目才能通过竣工验收。若档案验收不合格，需进行整改复查，复查仍不合格则不得通过竣工验收。这一严格的验收制度，就像一道关卡，确保电子政务项目档案的质量，为项目的长期稳定运行提供保障。
国家电子政务工程建设项目档案管理对于电子政务项目的重要性不言而喻。通过严格按照《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》的要求，做好档案的收集、整理、移交、管理和验收工作，能够为电子政务项目的建设、运行和管理提供坚实的数据支持。档研也将持续关注档案管理领域的动态，为大家带来更多专业解读和实用信息。
